業務の仕組みを変えて効率を上げる

働き方改革等社会の動きは労働生産性の向上が社内でも必要になると思います。

本日は地方の中堅ゼネコンさんのお手伝いをさせて頂き、業務の効率化が図れた事例をご紹介します。

多くの建設業の原価管理手法としては、業者請求書等を工事部で工事毎に振り分け、経理に廻して確認を受けてソフトに入力後、支払の手順が多いと思います。

この会社の社長さんの要望は、一つは月次の試算表等成績が分る迄に時間がかかりすぎる。(請求書締め切り後1ヶ月位掛かっていた)

二つ目は経理でも原価管理をして、工事でも担当者がエクセルなどで実行予算の管理や原価の管理を実施して手間がかかる。それも両方の数字が合っていればともかく、違う数字が二つできる。

三つ目はペーパーレス、紙が多すぎるのでデータ保存にしてペーパーを減らせ。

最後に四つ目、月次で収益管理を実施して決算予測等が容易に出来る仕組みを作る

この四つの要望を改善する為に、クラウド上に原価管理ソフトを置いて改善する手法でお手伝い出来時間が掛かりましたが、上手く改善出来ました。

まず最初に現場担当者の方で、業者さんに発注データを送信します。業者さんは自分のパソコンでそのゼネコンさんのソフトにログインして、自社に来ている発注を確認、受注のクリックをすれば其処で契約が成立します。

公共工事等注文書や請書が必要な工事だけ印刷して書面にし収入印紙などを貼り正式書類にします。
それ以外は工事の進行状況に合せて、出来高登録のボタンを業者側でクリックします。
それが請求データとして元請け先の担当者のパソコンに送信されます。
その請求データを出来高査定をしてクリックすれば請求行為が成立します。
後は上司のパソコンに決裁待ちデータとして廻ります。上司の決裁で仕入れデータが出来上がります。
当然工事毎・工種毎・仕入れ先毎等に振り分けられる仕組みです。
最後に業者さんが、請求書の印刷を行い送付すれば完了です。
当然支払明細書なども業者さんのパソコンで印刷など可能です。

そしてこのデータが経理部の工事原価データ、支払準備の工事未払金のデータとして活用されます。

最初は経理が抵抗しておりましたが、工事番号毎に入力する手間無く会計ソフトに自動入力の為、仕事が大きく減り最近は文句がありません。

一番心配していた小規模でパソコンの導入等進んでいない業者さんの取り扱いに困る可能性を心配しておりましたが、小規模業者さんが請求日に会社にきて、事務員さんに代理ログインをして頂き、自社の1ヶ月分が処理できます。

そんな訳で見事社長の四つの改善要望がクリアできました。月次試算表等も月初に出来上がります。又未成工事の工期等を正しく管理して頂く事で、引渡月の完成予測も出来
請負金額−実行予算=予定粗利益で将来の収益予測も簡単になりました。
又完成時の未払いも発注残データを出せば未払金の把握も簡単に出来るようになりました。

経営者が明確に現状からの改善項目をご指示頂ければ、お手伝いする側も改善ポイントが明確になります。

少し規模の大きい建設業にはこの仕組みで働き方改革の即した業務の大幅削減、効率化に寄与出来る事も実際に経験出来ましたので今後従来の客層より規模大きいゼネコンさんのお手伝いに仕事の幅が増えました。

 


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